THƯ VIỆN TỈNH QUẢNG NINH: HỒI CỐ KHO SÁCH LUÂN CHUYỂN – NÂNG TẦM TRI THỨC PHỤC VỤ CỘNG ĐỒNG

Ngày 24-07-2025 Lượt xem: 12

Công tác hồi cố sách là một trong những nhiệm vụ quan trọng và thường xuyên tại các thư viện công cộng trên cả nước. Tại Thư viện tỉnh Quảng Ninh, công tác hồi cố luôn được quan tâm và đảm bảo nguồn lực để thực hiện, nhằm tối ưu hóa tài nguyên thư viện, tăng cường ứng dụng CNTT trong hoạt động thư viện thông qua việc quản lý đồng bộ thống nhất các tài liệu thư viện bằng phần mềm quản lý thư viện. Từ đó, mang đến nguồn tri thức phong phú, chất lượng, đồng thời giúp công tác luân chuyển sách về cơ sở được nhanh chóng, chính xác, đảm bảo nâng cao chất lượng phục vụ bạn đọc, phục vụ nhân dân.

Theo chương trình công tác năm 2025, Thư viện tỉnh Quảng Ninh đã xây dựng kế hoạch hồi cố kho sách luân chuyển tại đơn vị:

Tầm quan trọng của công tác hồi cố:

Hồi cố kho sách đóng vai trò then chốt trong việc “làm mới” và “làm giàu” kho tài liệu của thư viện. Hồi cố kho sách ở thư viện, hay còn gọi là "sắp xếp lại kho sách", là quá trình tổ chức, sắp xếp lại toàn bộ tài liệu trong kho sách của thư viện theo một hệ thống khoa học và logic. Mục đích của việc này là để dễ dàng tìm kiếm, quản lý và bảo quản tài liệu, đồng thời tối ưu hóa không gian sử dụng của thư viện.

Qua đó sẽ thống kê, sàng lọc và loại bỏ tài liệu lạc hậu, hư hỏng, rách nát; bổ sung, sắp xếp lại tài liệu mới, sử dụng tốt; tối ưu hóa không gian lưu trữ, nâng cao chất lượng kho sách, chất lượng phục vụ.

Với vai trò là trung tâm văn hóa, tri thức của tỉnh, việc hồi cố kho sách luân chuyển không chỉ là nhiệm vụ thường xuyên mà còn là cam kết của Thư viện tỉnh Quảng Ninh trong việc nâng tầm tri thức phục vụ cộng đồng, đảm bảo những cuốn sách luôn trong tình trạng tốt nhất đến tay độc giả.

Quy trình thực hiện công tác hồi cố:

Kho sách luân chuyển của Thư viện tỉnh Quảng Ninh có diện tích 150m2, đang lưu trữ hơn 65.000 tài liệu, trong đó có tới hơn 44.000 tài liệu cũ chưa được hồi cố, đặt ra một thách thức lớn trong việc tìm kiếm, thu hồi, tra cứu và bảo quản.

Với số lượng lớn tài liệu cũ chưa hồi cố đồng nghĩa với việc không có thông tin trên cơ sở dữ liệu của Thư viện, gây khó khăn trong việc tìm kiếm, xử lý, luân chuyển cho các thư viện cơ sở, làm giảm hiệu suất làm việc của cán bộ thư viện. Các tài liệu cũ trong tình trạng xuống cấp, có nguy cơ thất lạc nếu không được sắp xếp và quản lý khoa học; Một số tài liệu cũ không còn phù hợp, hư hỏng có thể chiếm dụng không gian, làm cho kho chật chội, khó quản lý; không đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số, không quản lý đồng bộ thống nhất được các tài liệu thư viện bằng phần mềm quản lý thư viện.

Tại Thư viện tỉnh Quảng Ninh, công tác hồi cố kho sách luân chuyển được thực hiện theo một quy trình chặt chẽ, khoa học. Đây là một kho sách đa dạng về thể loại, luôn trong tình trạng di chuyển liên tục, đòi hỏi công sức và quy trình chặt chẽ hơn.

Thư viện tỉnh đã triển khai tổ chức và sắp xếp lại kho tài liệu cũ, là những tài liệu chưa được đồng bộ xử lý bằng phần mềm quản lý thư viện, tài liệu đã lạc hậu, rách nát, hư hỏng theo chuẩn nghiệp vụ thư viện mới là sự cập nhật, đổi mới quy trình, hoạt động chuyên môn của Thư viện nhằm thích ứng với sự phát triển của công nghệ thông tin, xu hướng số hóa, tiết kiệm thời gian trong việc tìm kiếm, sắp xếp và quản lý kho, nâng cao hiệu quả hoạt động, chất lượng dịch vụ và khả năng tiếp cận thông tin. Quy trình bao gồm: Khảo sát, đánh giá tổng thể kho sách; thống kê thực tế vốn tài liệu; thanh lọc những tài liệu đã lỗi thời, không phù hợp, rách nát, hư hỏng; xử lý nghiệp vụ tài liệu; viết lại số ĐKCB trên sách và đăng ký, biên mục trên phần mềm quản lý thư viện; tổ chức, sắp xếp lên giá theo nghiệp vụ, thuận tiện cho công tác luân chuyển tài liệu.

Đánh giá tác động và hiệu quả của công tác hồi cố:

Nâng cao chất lượng bảo quản và giá trị sử dụng tài liệu, bảo tồn di sản tri thức địa phương. Với các biện pháp tu sửa chuyên nghiệp, tuổi thọ của tài liệu được kéo dài đáng kể, giảm thiểu chi phí mua sắm, thay thế và tối ưu hóa nguồn lực.

Mở rộng khả năng tiếp cận thông tin: Với kho sách luân chuyển được hồi cố tốt, các thư viện cơ sở, tủ sách tại vùng sâu vùng xa cũng có cơ hội tiếp cận những đầu sách chất lượng, lan tỏa văn hóa đọc sâu rộng trong cộng đồng.

Tối ưu hóa hoạt động và nâng cao vị thế của Thư viện: Quá trình hồi cố gắn liền với việc rà soát, kiểm kê, giúp nắm bắt chính xác số lượng và tình trạng của tài liệu, từ đó đưa ra các quyết định bổ sung, thanh lý hợp lý.

Những khó khăn và thách thức:

Công tác hồi cố kho sách không phải là không có những trở ngại. Thư viện tỉnh Quảng Ninh cũng đã đối mặt với một số khó khăn như:

Khối lượng công việc lớn, thiếu nhân lực: Với hàng ngàn đầu sách, việc kiểm kê, phân loại, sắp xếp, xử lý đòi hỏi nhiều thời gian và nhân lực;

Về không gian: Dù đã tối ưu, việc lưu trữ và xử lý một lượng lớn tài liệu trong quá trình hồi cố vẫn cần không gian nhất định.

Đánh giá tài liệu: việc quyết định loại bỏ hay giữ lại một cuốn sách đôi khi cần sự cân nhắc kỹ lưỡng, đặc biệt với những tài liệu có giá trị lịch sử nhưng đã cũ, hỏng.

Tuy nhiên, với sự nỗ lực và tinh thần trách nhiệm cao, đội ngũ cán bộ Thư viện tỉnh Quảng Ninh đã vượt qua những thách thức này, cố gắng hết sức để đảm bảo công tác hồi cố diễn ra hiệu quả.

Để công tác luân chuyển sách được thuận lợi hơn và phát huy hiệu quả hơn trong thời gian tới, Thư viện tỉnh Quảng Ninh sẽ tiếp tục đẩy mạnh công tác hồi cố kho luân chuyển và quan tâm phối hợp chặt chẽ với thư viện cơ sở thực hiện tốt công tác luân chuyển sách nhằm nâng cao tri thức và phục vụ cộng đồng một cách tốt nhất.

Một số hình ảnh trong công tác thống kê, sàng lọc tài liệu tại kho sách luân chuyển: