Quá trình ứng dụng Công nghệ thông tin tại Thư viện tỉnh Quảng Ninh

Công nghệ thông tin mà nòng cốt là tin học, viễn thông và kỹ thuật vi xử lý, có thể giúp các cơ quan Thông tin - Thư viện nhiều khả năng trong việc quản lý và chia sẻ vốn tài liệu. Vì vậy, tin học hóa hoạt động Thư viện là xu thế tất yếu của các cơ quan Thông tin - Thư viện, làm cho Thư viện thực sự trở thành một trung tâm thông tin khoa học đủ mạnh, phục vụ phát triển sự nghiệp CNH-HĐH đất nước. Những năm gần đây cùng với sự phát triển của Công nghệ thông tin, Thư viện tỉnh Quảng Ninh cũng đã kịp thời xây dựng các cơ sở dữ liệu ngay từ những năm đầu phát triển tin học, để tiến tới ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động nghiệp vụ Thư viện theo hướng chuẩn hóa và hội nhập.
Trải qua 55 năm xây dựng và trưởng thành, Thư viện tỉnh Quảng Ninh đã có nhiều cố gắng để bắt kịp với xu thế phát triển chung của xã hội, từng bước tiến hành tin học hóa công tác Thư viện, đáp ứng tối đa nhu cầu thông tin của bạn đọc địa phương.

Năm 1994, Thư viện tỉnh Quảng Ninh được Bộ Văn hóa - Thông tin (nay là Bộ VH,TT&DL) và Thư viện Quốc gia Việt Nam đầu tư 1 bộ máy tính OLIVERTI và một số trang thiết bị kèm theo. Là một trong những đơn vị đi đầu trong tỉnh và hệ thống Thư viện công cộng về ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động công tác, Thư viện tỉnh Quảng Ninh đã bắt đầu xây dựng các cơ sở dữ liệu (CSDL), tuy nhiên, thời kỳ này công tác tin học vẫn còn là lĩnh vực hết sức mới mẻ, nên hiệu quả ứng dụng chưa cao.

Đến năm 2003, Thư viện Quảng Ninh đã có 7 bộ máy tính, trong đó chủ yếu là máy Pentium II, III và 04 máy in chạy trên chương trình ISIS (Phần mềm thư viện do UNESCO tài trợ cho hệ thống Thư viện Việt Nam). Thời kỳ này Thư viện Quảng Ninh đã xây dựng được các CSDL như: CSDL sách; CSDL báo-tạp chí; CSDL bài trích; CSDL địa chí... Thư viện đã sử dụng phần mềm để xử lý nghiệp vụ Thư viện như: In fis, in thư mục, tìm kiếm tài liệu và các hoạt động nghiệp vụ khác. Trong giai đoạn này, công tác tin học tại Thư viện Quảng Ninh đã đạt được những kết quả tương đối khả quan. Tuy nhiên, cùng với sự phát triển chung của toàn cầu, hệ thống trang thiết bị máy tính và phần mềm đã trở nên lạc hậu, không còn phù hợp với yêu cầu ngày càng cao của bạn đọc và xã hội.

Nhận thấy tầm quan trọng và sự cần thiết của việc tin học hóa toàn phần công tác thư viện, Ban giám đốc Thư viện tỉnh đã đưa ra các biện pháp tháo gỡ, năm 2001 Thư viện tỉnh đã bắt đầu có ý tưởng xây dựng thư viện điện tử. Trải qua một thời gian dài gặp không ít khó khăn, với sự nỗ lực hết mình của đơn vị, đến tháng 10 năm 2004, Thư viện Quảng Ninh đã được Thư viện Quốc gia Việt Nam tài trợ 1 chương trình phần mềm thư viện cỡ nhỏ (Smilib) và 1 phần mềm cỡ trung bình (Ilib) cùng 5 máy tính IBM Pentium IV (trong đó có 01 máy chủ) và một số trang thiết bị phục vụ cho công tác tin học hóa và chuyển đổi dữ liệu. Cũng trong thời gian này, Thư viện tiếp tục được lãnh đạo tỉnh Quảng Ninh phê duyệt dự án Thư viện điện tử giai đoạn I với hai hạng mục mua sắm trang thiết bị và xây dựng trang Web. Thời kỳ này Thư viện Quảng Ninh đã có được một số trang thiết bị chủ yếu sau: Phần mềm Ilib 3.5; 01 máy chủ IBM; 01 tủ mạng 24 cổng và hệ thống nút mạng đến các phòng chức năng; 14 máy tính cá nhân và 01 máy tính xách tay; 01 máy chiếu Sharp; 01 máy Scan khổ A4 và 04 máy in; đường truyền Internet băng thông rộng (ADSL) và trang Web. Có được trang thiết bị như trên, Thư viện tỉnh Quảng Ninh đã khẩn trương xây dựng mạng LAN, sau đó tiến hành sử dụng phần mềm mới để chuyển đổi CSDL từ phần mềm ISIS sang ILIB cũng như hoàn thiện hồi cố tài liệu để đưa CSDL ra phục vụ bạn đọc tra cứu.

Từ khi ứng dụng phần mềm mới vào xử lý nghiệp vụ, Thư viện tỉnh đã tiến hành triển khai hồi cố dữ liệu cũ và cập nhật dữ liệu mới, biên soạn được nhiều sản phẩm thông tin: Thư mục chuyên đề, Thư mục giới thiệu sách mới; in ấn các loại fis mô tả, sổ đăng ký tổng quát, sổ đăng ký cá biệt; cấp thẻ và thống kê lượt bạn đọc,… tạo thuận lợi cho cán bộ thư viện trong việc cập nhật, xử lý thông tin và giúp bạn đọc thỏa mãn nhu cầu tra tìm thông tin.

Năm 2010, được sự quan tâm của Tỉnh uỷ, UBND tỉnh Quảng Ninh và các sở, ban, ngành liên quan, Thư viện tỉnh Quảng Ninh tiếp tục được duyệt dự án Thư viện điện tử giai đoạn II với tổng số kinh phí là 999 triệu đồng. Trong đó, những thiết bị cơ bản gồm có: 01 máy chủ HP Prolian DL 380G6; 01 tủ mạng Racksytem 36U-19; 02 kios điện tử; 20 máy tính trạm CMS; 01 máy quét; 01 máy quay camera; 01 máy ảnh số; 01 máy in laser khổ A3; 01 máy in laser mầu khổ A4; 01 máy in fis; 01 máy in mã vạch; 04 máy đọc mã vạch,… và một số phần mềm, trang thiết bị kèm theo; nâng cấp phần mềm thư viện Ilib 3.5 lên Ilib 4.0.

Đầu tư trang thiết bị giai đoạn này, các đồng chí lãnh đạo cấp tỉnh và cấp sở rất kỳ vọng vào sự phát triển của Thư viện Quảng Ninh, mong rằng Thư viện Quảng Ninh sẽ trở thành một Trung tâm thông tin lớn, đủ mạnh để đáp ứng tối đa nhu cầu thông tin của bạn đọc địa phương. Tính đến nay Thư viện Quảng Ninh đã có gần 53.000 biểu ghi dữ liệu thư mục bao gồm sách, bài trích và gần 200.000 dữ liệu toàn văn gồm các bách khoa thư, từ điển, sổ tay tra cứu, cẩm nang, catalo công nghệ, kỷ yếu hội nghị khoa học về các lĩnh vực khoa học và công nghệ, phát triển kinh tế-xã hội, văn hóa, nghệ thuật,… Ngoài ra, còn có hơn 1000 phim khoa học về kỹ thuật tiến bộ và kinh nghiệm quản lý, sản xuất kinh doanh tiên tiến cũng như các chuyên gia, tổ chức tư vấn khoa học và công nghệ.

Để bạn đọc tìm tin được chính xác, nhanh chóng và dễ dàng, Thư viện tỉnh Quảng Ninh đã hồi cố xong kho đọc và kho tra cứu theo chuẩn nghiệp vụ mới (kế hoạch đến năm 2013, Thư viện sẽ cố gắng hồi cố xong các kho sách còn lại). Về phương tiện phục vụ bạn đọc tra cứu, Thư viện tỉnh đã đưa ra gần 30 máy tính phục vụ bạn đọc tìm tin, tra cứu Internet, xem phim khoa học và đọc sách điện tử. Trang Web được tích hợp đường link vào trang OPAC giúp bạn đọc ngoài Thư viện có thể tra cứu trực tuyến trên Internet một cách dễ dàng.

Quá trình ứng dụng công nghệ thông tin tại Thư viện tỉnh Quảng Ninh trong thời gian qua đã có những bước tiến và hiệu quả đáng kể, phục vụ đáp ứng tối đa nhu cầu thông tin của người dùng tin. Cụ thể: Thư viện tỉnh Quảng Ninh đã thu hút được nhiều đối tượng bạn đọc là các đồng chí lãnh đạo cấp tỉnh, các cán bộ công chức, kỹ sư đa ngành, các em học sinh, đặc biệt là nhóm đối tượng bạn đọc nghiên cứu khoa học đến sử dụng thư viện. Kết quả điển hình là Thư viện đã cung cấp tài liệu cho bạn đọc nghiên cứu thành công các đề tài cấp Quốc gia và cấp tỉnh về chính trị, lịch sử và ngành than, phần lớn đối tượng bạn đọc là học sinh đều thi đỗ vào các trường Đại học. Ngoài ra, Thư viện còn phục vụ bạn đọc tham gia các cuộc thi tìm hiểu pháp luật, về Đảng cộng sản Việt Nam,… mang ý nghĩa chính trị lớn.

Với số trang thiết bị tương đối hiện đại, số vốn tài liệu phong phú và đa dạng, Thư viện tỉnh Quảng Ninh có thể tự tin trong việc cung cấp nguồn thông tin phục vụ bạn đọc. Tuy nhiên, cùng đồng cảnh với một số Thư viện tỉnh khác, việc ứng dụng phần mềm vào các thao tác nghiệp vụ còn gặp nhiều bất cập, đặc biệt là phần mềm Ilib 4.0 mà thư viện đang sử dụng. Các mẫu báo cáo chưa hoàn thiện theo chuẩn nghiệp vụ, rất khó khăn trong việc thống kê báo cáo từng kho sách riêng biệt, phần bộ tập còn bị lỗi nhiều, modul báo và tạp chí không thông minh, thiếu khoa học so với thực tế, chưa thể xử lý báo đóng tập vào trong CSDL, quá trình thực hiện các modul khác thường xuyên bị lỗi,… Thư viện Quảng Ninh rất mong nhận được sự hỗ trợ, hướng dẫn, chỉ đạo của Vụ Thư viện, Thư viện Quốc gia Việt Nam và sự trao đổi kinh nghiệm với các tỉnh bạn trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động công tác Thư viện, đặc biệt là việc áp dụng phần mềm Ilib 4.0, để Thư viện Quảng Ninh dần chuẩn hóa các chu trình nghiệp vụ, tiến tới trao đổi dữ liệu với các Thư viện trong nước và quốc tế, nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu thông tin của bạn đọc./.

Thư viện Quảng Ninh